השלב הראשון
הכנת תקנון תחרות והפצתו למשתתפים, כשמצורפים אליו טופסי הרשמה. קביעת ממלאי תפקידים

1. מנהל תחרות – התפקיד המרכזי בתחרות, תפקידיו – הכנת טפסי רישום ושיפוט, קביעת שופטים, סדרנים, הבטחת השימוש במתקנים, סימון המתקנים, הכנת הציוד, הכנת פרסים.
2. שופט ראשי – הפוסק הראשי בכל הקשור לתחום המקצועי של התחרות.
3. כרוז – הוא מכריז על סדר התחרויות וקורא למתחרים להתכונן לתחרות.

צוות שופטים 
לריצות, קפיצות, הדיפה, רשמים למקצועות השונים, מזניק, צוות מזכירות, מזכירות מרכזית. הציוד הדרוש לארגון תחרות א"ק אקדח זינוק, כדורי ברזל, סטופרים, מיגללות (מטר), דגל אדום, דגל לבן, מקלות החלפה למרוצי שליחים, מד למדידת רף הקפיצה לגובה, דוכן מנצחים, מדליות, גביעים. ארגון תחרות א"ק מחייב.

1. דאגה למספר מתאים של שופטים בהתאם לתחרות.
2. הגדרות ברורות מי עולה לשלבים הבאים וכיצד נקבעים העולים לגמר, זאת בגלל שבתחרויות א"ק מתקיימות בדרך כלל תחרויות מוקדמות.
3. בריצות – מס הרצים בכל מקצה חייב להיות שווה, במידת האפשר.
4. הקפדה על נושא הבטיחות בתחרות – בעיקר ליד מעגלי ההדיפה, והקפיצה לגובה
5. לוח זמנים – בהכנת לוח זמנים חשוב לקחת בחשבון את המרכיבים הבאים:

• מספר משתתפים בכל מקצוע.
• מספר המתקנים שניתן להפעיל בבת אחת.
• מזג האוויר.
• זמן התחלת מקצועות השדה(נמשכות לאורך זמן)כמו קפיצה לגובה.
• מירווח זמן מתאים על מנת לאפשר למשתתפים ליטול חלק במספר ענפים.
• אם יש ריצת משוכות לתכנן לתחילת היום כדי לחסוך זמן בהכנה הנדרשת.
• חלוקת פרסים לאורך התחרות.
• מסורת היא שמרוצי השליחים מתקיימים בסוף האירוע.

ארגון מירוצי שדה

הכנת תקנון החייב לכלול מס' פרטים אופיינים למרוץ + תרשים מפורט של המסלול על מנת לצמצם תקלות. על מארגן התחרות להתייחס לנושאים הבאים:

1. בחירת מסלול מתאים – רחבת זינוק, אורך המסלול, רצוי שהמסלול יהיה היקפי, אפשרויות קיצור דרך, עליות וירידות, מכשולים, רחבת גמר.
2. שילוט ברור במקומות בולטים למנוע טעויות.
3. מספרי זיהוי לכל המשתתפים.
4. פיזור שופטים לאורך כל המסלול בעיקר ליד המקומות המיועדים לקיצור
5. הכנת רחבת זינוק – רחבה ככל האפשר.
6. רחבת הגמר הכנת "משפך".
7. מזכירות. שיטות דירוג במרוץ השדה דירוג אישי – על פי זמן הגעת המתחרה, ומקומו. דירוג קבוצתי- על פי מספרי ההגעה של המתחרים, זוכה הקבוצה שלה מס' נקודות קטן ביותר.

הארגון המושלם

דרך הפעולה ושיטת הארגון כוללת את המרכיבים הבאים:

1. תכנון – להחליט מראש מה צריך להיעשות בעתיד, (על פי מטרות יעדים). צורת התכנון עשויה להיות מושפעת מאופי הפעילות ותכיפותה ולכן מבחינים בתכנון שונה במקרים של: תכנון אירוע חד פעמי לפעילות מיוחדת. תכנון לטווח ארוך של פעילות מתמשכת. תכנון של פעילות מסורתית החוזרת מידי תקופה (שנה).
2. תיאום והכנת מקורות.- שיתוף פעולה,ריכוז ביחד של כל מרכיבי פעילות, להשגת היעדים בצורה הטובה יותר תוך מינימום תקלות.
3. ביקורת, ביצוע ופיקוח – מעקב אחרי הביצוע האם תואם את התכנון.
4. הערכה – מסקנות, הפקת לקחים והמלצות.

להלן עיקרי הנהלים והכללים לארגון פעילות ספורטיבית:

1. פעילות הספורט והתחרויות יערכו רק במקומות שנועדו לכך ועונים על תנאי הבטיחות הנדרשים.
2. הפעילות תתנהל בהשגחת מארגניי התחרות ו/או אחראים מטעמו.
3. שירותי עזרה ראשונה חייבים להיות במקום התחרות.
4. המשתתפים יופיעו בתלבושת מתאימה.
5. מנהלי התחרות יבדקו את המתקנים ויוודאו את תקינותם.
6. רצוי שיהיה מכשיר טלפון במקום התחרות. כל יציאה מתחום ביה"ס לשם השתתפות בפעילות ספורטיבית מחייבת אישור מנהל ביה"ס. ארגון צעדה או מרוץ שדה מחייב תיאום עם משטרת ישראל. ארגון תחרות שחייה – מחייב שמירה על כללי הבטיחות המקובלים בשיעורי שחייה. (נוכחות מציל,עזרה ראשונה) ארגון תחרות א"ק – מחייב בקרה של הפעילות בהתאם ללוח הזמנים ומניעת שוטטות של משתתפים באיצטדיון. השלב הראשון: בארגון מפעל ספורט הוא הכנת תקנון. תקנון הוא המרכיב היסודי הבסיסי החשוב ביותר של כל תחרות או פעילות ספורטיבית.

תקנון תחרות חייב לכלול את המרכיבים היסודיים הבאים:

1. מועד התחרות או הפעילות ומקום עריכתה.
2. המשתתפים – למי מיועדת התחרות גיל, מין, סוג בית ספר.
3. אופי הפעילות – תחרותית, עממית, אישית, קבוצתית, משולבת.
4. סדרי הרשמה (אם יש)
5. תכנית התחרות – סדרי הגרלה, שיטת תחרות, לוח זמנים קבוע, או ארעי.
6. חוקת התחרות.
7. שיטת הניקוד והדירוג (כולל שיטת התרת שוויון נקודות.)
8. רשימת בעלי תפקידים המרכזיים ותחומי אחריותם.
9. שופטי התחרות.
10. חברי ועדת ערעורים ונוהל הגשת ערעור.
11. הוראות סדר כלליות.
12. פרסים וסדרי הענקתם
13. שרותי עזר – עזרה ראשונה, שתייה. מרכיבים בסיסיים אלה מתווספים בדרך כלל מרכיבים אופייניים לכל ענף ספורט.

ה ג ד ר ו ת בעולם הספורט מקובל להשתמש במושגים הבאים:

משחק – התמודדות ספורטיבית בין יחידים, זוגות או קבוצות כשהתנאים והלוקה שווים.
מחזור משחקים – סדרת התמודדויות בה נוטלים חלק כל המשתתפים פעם אחת.
סיבוב משחקים – סדרת מחזורים בה התמודדו כל המשתתפים ביניהם פעם אחת.

הכנת תקנון

השלב הראשון:
בארגון מפעל ספורט הוא הכנת תקנון.
תקנון הוא המרכיב היסודי הבסיסי החשוב ביותר של כל תחרות או פעילות ספורטיבית.

תקנון תחרות חייב לכלול את המרכיבים היסודיים הבאים: 

1. מועד התחרות או הפעילות ומקום עריכתה.
2. המשתתפים – למי מיועדת התחרות גיל, מין, סוג בית ספר.
3. אופי הפעילות – תחרותית, עממית, אישית, קבוצתית, משולבת.
4. סדרי הרשמה (אם יש)
5. תכנית התחרות – סדרי הגרלה, שיטת תחרות, לוח זמנים קבוע, או ארעי.
6. חוקת התחרות.
7. שיטת התרת שוויון נקודות.
8. שופטי התחרות.
9. חברי ועדת ערעורים ונוהל הגשת ערעור.
10. פרסים וסדרי הענקתם
11. שרותי עזר – עזרה ראשונה, שתייה.

מרכיבים בסיסיים אלה מתווספים בדרך כלל מרכיבים אופייניים לכל ענף ספורט.